انجام کار بیشتر در مدت زمان کمتر !!!

برای همه ما روزهایی پیش آمده که در میان کارهای بسیاری فرو رفته ایم و کلی کار انجام داده ایم و در عین حال روزهایی هم بوده است که یک کار کوچک وقت گیر ، تمام وقت مارا گرفته است . چرا در برخی روزها اینقدر کار انجام می دهیم در حالی که در برخی روزهای دیگر باوجود اینکه تمام طول روز مشغول هستیم ، به نظر می رسد در عمل کاری انجام نشده است ؟

برای پاسخ دادن به این سئوال مثالی می زنیم : آیا تا به حال به ساحل دریا رفته اید ؟ شاید کودکان را در حال ساختن قلعه های شنی بوسیلۀ شن های ساحل دیده باشید . کاری که آنان انجام می دهند این است که با بیلچه شن برمی دارند و داخل سطل می ریزندو سطل را پر از شن می کنند . سپس سطل را برمی گردانند و به این ترتیب یکی از ستون های قلعه شکل می گیرد .

چیزی که توجه ما را جلب می کند سطل هایی است که بچه ها برای ساختن قصر شنی از آن استفاده می کنند . اگر تا به حال قصر شنی ساخته باشید خوب می دانید که در مورد چه صحبت می کنم .سعی کنید چند قلوه سنگ را داخل یکی از این سطل ها جای دهید . منظورم از قلوه سنگ ، سنگ هایی به اندازۀ یک کلم کوچک است . حداکثر سنگ های که می توانید درون یک سطل جای بدهید ، سه یا چهار عدد است ، مابین آنها را هم هوا پر می کند .

سطل شما پر است اینطور نیست ؟پراست از قلوه سنگ . ولی آیا این به آن معناست که سطل به طور کامل پرشده است ؟ حالا چند سنگ کوچک به اندازۀ توپ تنیس را بردارید . خواهید دید که می توانید آنها را درون سطل جای دهید . واضح است که چهار- پنج سنگ در فضای بین قلوه سنگ ها جای می گیرد . آیا سطل پرشده است ؟ بلی، سطل از قلوه سنگ و سنگ ها ی کوچک پرشده است . اما هنوز می توانید چند ماسه سنگ را درون سطل بریزید. لازم نیست تلاش کنید آنها راه خود را پیدا می کنند.اگر خیال می کنید سطل پراست اشتباه می کنید .مقداری شن بردارید و درون سطل بریزید.از سرعت فرورفتن دانه های ریز شن در لابه لای قلوه سنگ ها و سنگ ها ی کوچک و ماسه سنگ ها متعجب خواهید شد.کارما هنوز تمام نشده است . باورش مشکل است اما سطل هنوز هم جا دارد . یک لیولن آب درون سطل بریزید. خواهید دید که آب در عمق سطل ناپدید می شود .اگر بخواهید می توانید آنقدر آب بریزید تا سطل لبریز شود.اما منظور ما این هم نیست .

هدف ما از این آزمایش این بود که به شما نشان دهیم ظرفی که گمان می کنید پر است ، درواقع مقدار زیادی جا دارد ، البته از نوعی دیگر.

این درست همان اتفاقی است که در بشتر روزها برای ما رخ می دهد. ما کارهای بزرگ را انجام می دهیم . این کار خوب و مفید است . اما آنقدر با این کارهای عظیم ، که شاید تکمیل کردنشان به بیش از یک روز زمان نیاز دارد، مشغول می شویم که اغلب کارهای کوچکتر را که شای به همان اندازه مهم باشند، از یاد می بیرم . این همان جایی است که ما به اهمیت الویت بندی کارها پی می بریم . کارهای بزرگ مهم هستند؛ کسی اهمیت آنها را انکار نمی کند ، ولی ارهای کوچک تر نیز ممکن است به همان میزان مهم باشند .

وقتی می خواهید قلوه سنگ بردارید ، سنگ های کوچک تر ، ماسه ها و دانه های شن و قطره های آب را از یاد نبرید. بی تردید دوست دارید برای این موارد مثال های واقعی مطرح کنم .پس مقایسه می کنیم : به عقیدۀ من اگر شما در یک سازمان کار می کنید ، صبح بخیر گفتن و سلام کردن به دیگران بسیار مهم است . این کارها را می توان با قطره های آب مقایسه کرد. این که شما روز پرکاری دارید دلیل نمی شود بداخلاق باشید! تماس های تلفنی را ( که البته باید کوتاه باشند ) به دانه های شن تشبیه می کنم . آنها همواره در جریان هستند و اگر شما مدام تماس ها را بی پاسخ بگذارید شاید مردم خیال کنند دیگر آنجا کار نمی کنید . پاسخ دادن به نامه های الکترونیکی و پرداخت صورتحساب ها را می توان با ماسه سنگ ها مقایسه کرد.جلسات و قرارهای ملاقات سنگ های کوچک هستندو پرژه های بزرگ مثل بازرسی و کنفرانس ، همان قلوه سنگ ها به شمار می آیند .

باید برای همه کارها زمان اختصاص دهید و هرکاری باید سروقتِ اختصاصی خودش انجام شود .

در این زمینه باید به شما بگویم : لطفأ کمال طلبی را رها کنید . کمال افسانه ای بیش نیست . انسان کامل در دنیا وجود ندارد . هیچ چیز بطور مطلق کامل نیست . بنابراین لزومی ندارد همه چیز تر و تمیز و مرتب باشد . چنانچه پروژه ای را انجام داده اید ، اگر قابل ارائه است ، فرصت را از دست ندهید ، منظور این نیست کار ناقصی ارائه کنید ! اما آن را تا جایی که می توانید در زمان تخصیص داده شده تکمیل و در نهایت ارائه دهید.